règlements adoptés le 14 juin 2023
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RÈGLEMENT GÉNÉRAL [1] 1- PRÉALABLE L’association du lac Tomcod, ci-après nommée Association, est un organisme de bienfaisance enregistré. 2- SIÈGE SOCIAL Le siège social de l’Association est établi à Saint-François-Xavier-de-Brompton, Québec à l’endroit déterminé par les membres 3- FINS L’Association est constituée pour les fins suivantes : 1. Élaborer et offrir des programmes favorisant la protection, la préservation et la réhabilitation du petit lac St-François (Tomcod) 2. Protéger l’environnement pour l’intérêt public en aménageant des sentiers pédestres et parcs autour du lac afin de permettre au public d’accéder, d’observer et d’apprécier le site dans le respect de la faune et de la flore. 4- MEMBRES Peut être membre de l’Association, toute personne désirant soutenir l'action de l'Association du lac Tomcod. Cependant, seul un membre résidant de la Municipalité de Saint-François-Xavier-de-Brompton peut faire partie du conseil d'administration de l'organisme. 5- COTISATIONS Les cotisations annuelles qui devront être versées à l’Association par ses membres, seront établies selon les besoins l’Association par les membres et seront payables au plus tard avant le début de l’assemblée générale annuelle. 6 - MEMBRES EN RÈGLE ET CARTE DE MEMBRE Un membre en règle est celui qui paie dans le délai prévu à cette fin le montant de la cotisation établie par les membres de l’Association. Une (1) carte de membre sera remise lors de l'acquittement de cette cotisation et un reçu officiel, signé par un membre du conseil d'administration, sera envoyé dans un deuxième temps. 7- CONSEIL D'ADMINISTRATION Seul un membre en règle résidant peut accéder aux postes du Conseil d'administration, ainsi que dans différents comités s'y rattachant. Le conjoint du membre est éligible au conseil d'administration même si le membre est lui aussi au sein du conseil d'administration. 7.1 Les affaires de l’Association seront administrées par un conseil d'administration d’un maximum de 8 membres: (1) Président Note: Deux personnes conseillères nommées annuellement par le Conseil municipal sont acceptées par l'assemblée générale des membres lors de la tenue de l'élection du conseil d'administration. Ces personnes ont le droit de parole, mais n’ont pas le droit de faire des propositions ni le droit de vote. 7.2 Les membres du conseil d'administration se réuniront obligatoirement six (6) fois au cours de l'année. D'autres réunions seront convoquées au besoin durant la même période. 7.3 Les membres du conseil d'administration et des comités s'y rattachant ne seront pas rémunérés pour leurs services. 7.4 Cesse de faire partie du conseil d'administration et d'occuper sa fonction, tout membre: A) qui remet sa démission par écrit au président ou au secrétaire, à compter du moment où le Conseil d’administration l'accepte par résolution; B) qui cesse de posséder les qualifications requises (voir article no.4); C) qui manque plus de 2 assemblées sans raisons motivées; D) qui, selon le conseil d'administration, devient inapte à remplir sa fonction adéquatement ou va à l'encontre des objectifs fixés par l'association. 8 -VACANCE Si les fonctions de l'un des membres du conseil d'administration deviennent vacantes à la suite de démission ou de toute autre cause, les membres du conseil d'administration, par résolution, pourront élire ou nommer par intérim une autre personne qualifiée pour remplir cette vacance et ce nouveau membre du conseil d'administration restera en fonction pour la durée non écoulée du mandat de l'officier ainsi remplacé. 9- ÉLECTIONS Le mandat est de deux ans pour tous les officiers du conseil d’administration. Ils sont élus par les membres à l’assemblée générale annuelle à majorité simple et à main levée, sauf si un membre fait la demande d’un vote au scrutin secret. S’il n’y a qu’un seul candidat à un poste, il est élu par acclamation. Cependant, les postes de président, de premier directeur et de troisième directeur sont élus dans les années paires, tandis que les postes de vice-président, de secrétaire, de trésorier, de deuxième directeur et de quatrième directeur sont élus dans les années impaires. C'est la date de l'assemblée qui détermine si l'année est paire ou impaire. On procédera à cette élection dans l’ordre suivant: A) Pour les années paires: 1. Le président. B) Pour les années impaires: 1. Le vice-président. 10- AVIS DE CONVOCATION, ASSEMBLÉES RÉGULIÈRES ET SPÉCIALES DU CONSEIL D'ADMINISTRATION 10.1 L’avis de convocation d'assemblées régulières du conseil d'administration sera de régie interne, selon entente entre les membres. 10.2 L’avis de convocation d'assemblées spéciales du conseil d'administration peut être verbal. Le délai de convocation, par l'un ou l'autre de ses membres, sera d'au moins vingt-quatre (24) heures et ce, à la suite de l'approbation du président. 11- QUORUM OU VOTE Une majorité (5) des membres du conseil d'administration devra être présente à chaque assemblée pour constituer le quorum requis pour l'assemblée. Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité simple des voix, chaque membre ayant droit à un seul vote. 12- RÔLE DU PRÉSIDENT Le président est l'officier en chef de l’Association. Il préside toutes les assemblées du conseil d'administration et des membres. Il voit à l'exécution des décisions du conseil d'administration, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à sa charge, de même qu'il exerce tous les devoirs qui pourront lui être attribués par le conseil d'administration. 13- RÔLE DU VICE-PRÉSIDENT En cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs et toutes les fonctions. 14- RÔLE DU SECRÉTAIRE Il assiste à toutes les assemblées des membres du conseil d'administration, rédige les procès-verbaux et établit l'ordre du jour de concert avec le président. Il remplit toutes les autres fonctions qui lui sont attribuées par les présents règlements ou par le conseil d'administration. Il a la garde des procès-verbaux et de tous les autres registres. 15- RÔLE DU TRÉSORIER Il a la charge et la garde des fonds de l’Association et des livres de la comptabilité. Il tient un relevé précis des biens et dettes et des recettes et des déboursés de l’Association dans un ou des livres appropriés à cette fin. Il dépose dans une institution financière déterminée par les membres, les deniers de l’Association. La même personne peut cumuler les fonctions de secrétaire et de trésorier et dans ce cas pourra être désignée sous le nom de secrétaire trésorier. 16- COMITÉS Le conseil d'administration peut former des comités s'il le juge nécessaire. 17- ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE L'assemblée générale annuelle des membres de l’Association aura lieu à la date que le conseil d'administration fixera chaque année, mais avant l'expiration des trois (3) mois suivants la fin de la dernière année fiscale de l’Association. 18- ORDRE DU JOUR DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE L’ordre du jour devra obligatoirement inclure : Vérification du quorum Lecture et adoption de l'ordre du jour; Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale annuelle; Rapport de la présidence ; Rapport de la trésorerie; Présentation des lettres de créance (le cas échéant)
Étude, ratification et adoption des amendements à la constitution et aux règlements, (si changement proposé) Nomination d'un président et d’un secrétaire d'élection; Élection des officiers; Varia; 19 - PROCÉDURES D'ASSEMBLÉES GÉNÉRALES Les assemblées générales des membres sont présidées par le président qui peut déléguer cette fonction à une présidence d’assemblée. Le président de toute assemblée des membres est le maître des procédures. La procédure des assemblées sera déterminée par le code Morin et dans les cas douteux et non déterminés, le président d'assemblée sera le seul maître de la procédure à suivre. 20- AVIS DE CONVOCATION DE L'ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
L'assemblée générale annuelle des membres de l’Association pourra être convoquée par le conseil d'administration par les moyens suivants: A) Par un avis écrit envoyé par courriel ou remis en main propre à chaque membre de l’Association; B) Par les journaux: local ou régional et ou la radio; C) Par tout
autre moyen qui pourra être décidé par le conseil d'administration. 21- ASSEMBLÉES GÉNÉRALES SPÉCIALES Si les circonstances l'exigent, toutes assemblées générales spéciales des membres peuvent être convoquées par le président ou le conseil d'administration et seront tenues à un endroit désigné par ceux-ci. De plus, sur réquisition écrite, signée par au moins sept (7) membres en règle, spécifiant le but et les objets de la demande d'une assemblée générale spéciale des membres, le secrétaire sera tenu de convoquer une telle assemblée, et cela dans les huit (8) jours suivants la réception de la demande. À défaut par le secrétaire de convoquer cette assemblée dans le délai stipulé, à moins d'en avoir avisé par écrit les signataires de la raison du retard, celle-ci pourra être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite. 22- QUORUM Dix (10) membres en règle, présents en personne, constitueront le quorum pour toute assemblée générale annuelle ou générale spéciale des membres. Le quorum sera vérifié grâce à une liste de présence. À défaut d’avoir ce quorum, aucune décision ne sera prise. 23- VOTE À toutes assemblées des membres de l’Association, chaque membre a droit à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas valides. Les votes se prennent à main levée, ou, si tel est le désir d'au moins un (1) membre, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres présents. En cas d'égalité des voix, le président vote. 24- ANNÉE FINANCIÈRE L'exercice financier de l’Association se terminera le 30 avril de chaque année. Les états financiers qui seront présentés à l'assemblée générale annuelle seront les états financiers au 30 avril et seront acceptés par les membres d'une telle assemblée. 25- LIVRES DE COMPTABILITÉ Le conseil d'administration fera tenir par le trésorier ou sous son contrôle, des registres comptables dans lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’Association, tous les biens détenus et toutes ses dettes ou obligations de même que toutes autres transactions financières. Ces registres seront tenus au siège social de l’Association et seront ouverts en tout temps à l'examen des membres après entente avec le trésorier. 26- VÉRIFICATION Les livres et états financiers de l’Association seront vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l'expiration de chaque exercice financier, par deux (2) membres externes au conseil d'administration nommés à cette fin lors de l'assemblée générale annuelle des membres. Par la suite, ces derniers devront présenter leur rapport à l’assemblée générale. 27- EFFETS BANCAIRES Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’Association seront signés par le président et par le trésorier. S’il advenait que ces deux officiers habitent à la même adresse, le vice-président sera nommé signataire à la place du trésorier. 28- CONTRATS Les contrats et autres documents requérant la signature de l’Association seront, au préalable, approuvés par le conseil d'administration et seront signés par le président et par le secrétaire ou le trésorier. 29- DÉBOURSÉS Tous les déboursés de l’Association devront être payés par chèque ou par la petite caisse et devront être approuvés par le conseil d'administration. 30-ÉTAT DE COMPTES Un état de
compte doit être rempli avant de payer par chèque les déboursés de
l’Association et le paiement doit être autorisé par le président ou par le
trésorier. Note: Le président ou le trésorier ne peuvent autoriser leur propre état de compte. 31- DISSOLUTION En cas de liquidation ou de distribution des biens de l’Association, et après l’acquittement de toutes les dettes et obligations, la totalité des biens restants sera dévolue à un ou des organismes de bienfaisance enregistrés conformément à la loi de l’impôt sur le revenu (Canada). 32-MODIFICATIONS AU PRÉSENT RÈGLEMENT Le présent règlement ne pourra être modifié que par les deux tiers (2/3) des membres présents à une assemblée générale annuelle. Toute proposition de modification aux règlements généraux doit se faire par écrit au conseil d'administration de l'association au moins trente (30) jours avant la date de la tenue de l'assemblée générale annuelle et recevoir l'appui de deux tiers (2/3) des membres présents ayant droit de vote à cette assemblée pour que tout changement soit accepté. Le texte des amendements proposés sera disponible au siège social de l'association ainsi que sur le site web de l’Association avant la tenue de l’assemblée générale annuelle. |
[1] Le masculin est utilisé dans ce texte afin d’en simplifier la lecture.
[2] Règlements adoptés et entrant en vigueur lors de l’assemblée générale du 14 juin 2023